Pro každý dokument je možné nastavit jeho rozměry a okraje. Rozměry jsou dány velikostí papíru, na který se bude tisknout (zpravidla A4) a jeho orientací (na výšku nebo na šířku). Okraje pak vymezují na papíru základní rám, vůči kterému pak budou relativně udávány okraje odstavců, sloupců apod. Do dokumentu lze vkládat další závislé nebo nezávislé rámy. Dále lze nastavit, zda se jedná o jednostranný (tj. bude se tisknout pouze po jedné straně papíru) nebo oboustranný dokument. Vyznačení oboustrannosti dokumentu je důležité pro to, aby textový procesor mohl automaticky rozlišovat liché a sudé stránky a správně umísťovat záhlaví, čísla stránek apod. Lze též nastavit velikost tzv. hřbetního okraje pro případnou vazbu.
Ačkoliv tato nastavení lze kdykoliv později změnit, změny mohou mít zásadní význam pro formátování dokumentu. Např. změna okraje vyvolá změnu šířek všech odstavců, které nejsou v samostatných rámech. Proto je výhodné toto nastavení řádně připravit před započetím vlastního psaní. Ušetří se tím řada starostí se změnou velikostí tabulek, obrázků apod.
Při zapisování textu se provádí automatické formátování textu do okrajů vymezených odstavci. Jak již bylo uvedeno, slouží klávesa Enter pouze k ukončení odstavce. Zakončení řádků provádí textový editor automaticky tak, aby jednotlivé řádky nepřekročily pravý okraj. Pokud není používáno automatické dělení slov, provádí procesor přechod na nový řádek tak, že automaticky umístí na další řádek slovo, které by se na předchozí řádek nevešlo. Slovo je přitom definováno jako řetězec znaků mezi dvěma separátory. Separátorem se rozumí mezera, tabelátor, spojovník, zalomení řádku. Automatické přeformátování odstavce se provádí též po každé změně v již existujícím odstavci.
Někdy je potřeba přejít na další řádek v rámci jednoho odstavce. V takovém případě se použije speciálního znaku pro zalomení řádku. Vkládá se kombinací Shift + Enter.
To, že jsou řádky zalamovány automaticky, může někdy způsobit ukončení řádku na nevhodném místě. Např. při zápisu 100 000 Kč je nevhodné, aby se zalomení řádku provedlo mezi 100 a 000 nebo mezi 000 a Kč. Dojde-li k takové situaci, není vhodné to opravit nuceným zalomením řádku. Tím se totiž zkomplikují případné opravy textu, které by mohly tuto část textu umístit na jiné místo v odstavci a zalomení řádku by pak bylo zbytečné. Proto se v takovém případě používá tzv. pevná mezera. To je znak, který má stejné atributy jako normální mezera, ale není považován za separátor, takže slova spojená pevnou mezerou se chovají jako jedno slovo.
Podívejme se na obrázek
.
Je výhodné zvyknout si používat pevnou mezeru již při psaní textu všude tam, kde by automatické rozdělení řádku mohlo být proti typografickým zásadám, tj. zejména u číselných údajů nebo spojení slov a číselných údajů.
Nevýhodou pevné mezery je to, že její šířka zůstává stejná i při zarovnávání textu „do bloku“ (tj. oboustranném). Zarovnávání se dosahuje zvětšováním mezer mezi slovy, to se však týká pouze skutečných mezer, nikoliv pevných mezer, což může někdy působit rušivě. Další nevýhodou je to, že spojením několika slov vznikne dlouhé „slovo“, které pak může způsobit problémy se zalamováním řádků (vznik příliš krátkých řádků nebo příliš velkých mezer mezi slovy při zarovnání do bloku), slova spojená pevnou mezerou jsou také v některých textových procesorech ignorována dělicím algoritmem.
U češtiny lze pevnou mezeru s výhodou využít pro zamezení toho, aby na koncích řádku zůstávaly jednopísmenné předložky: pevná mezera se vloží mezi předložku a následující slovo. Pevná mezera se vkládá kombinací Ctrl + Shift + mezerník.