Co je hromadná korespondence

Hromadná korespondence ve Wordu (místo termínu hromadná korespondence by byl vhodnější termín slučování) může sloužit v případech, kdy potřebujete například rozeslat stejný dopis na více adres a chcete, aby některé údaje v dopisu byly „osobní“. Slouží také k vytváření adresních štítků, obálek a katalogů.

Uvedený problém budeme ilustrovat krátkým příkladem. Předpokládejme, že si vedeme následující tabulku dlužníků.

Tabulku lze vytvořit následujícím postupem:

1. Zadejte příkaz Tabulka > Vložit > Tabulka.
2. V dialogovém okně Vložit tabulku zvolte Počet sloupců 4 a Počet řádků 6.
3. Pro přechod mezi buňkami tabulky použijte klávesu Tab nebo klepnutí ukazatelem myši do příslušné buňky.
4. Tabulku vyplňte např. následujícími daty.

Podívejme se na animaci

Uvedeným dlužníkům chceme zaslat dopis, ve kterém bude výzva k vrácení dluhu. Jednotlivé dopisy budou obsahovat konkrétní údaje převzaté z tabulky jako např. jméno, adresu a výši dluhu. Celý postup lze popsat v několika krocích:

1. Předpokládejme, že máme tabulku dlužníků (zdroj dat).
2. Napíšeme „společnou“ část dopisu - výzvu k vrácení peněz.
3. Spustíme hromadnou korespondenci Wordu.
4. Do dopisu vložíme tzv. slučovací pole (definují, která položka z tabulky se má do dopisu sloučit).
5. Provedeme sloučení.

Místa označená dvojitými lomenými závorkami (např. «Jméno») jsou tzv. slučovací pole. Všimněte se, že názvy slučovacích polí korespondují se záhlavím tabulky dlužníků (tabulka tedy musí obsahovat záhlaví). Po sloučení se vytvoří pět dopisů, ve kterých se na místo slučovacích polí vloží konkrétní data (vždy se do jednoho dopisu přenesou data z jednoho řádku tabulky).

Poznamenejme, že slučovací pole se do dopisu vkládají speciálním způsobem, který bude popsán dále.