Jednoduchý příklad

Předpokládejme, že máme k dispozici tabulku dlužníků z předchozího příkladu (Adresy.doc). Dále je v aktuálním okně Wordu otevřen koncept dopisu (Dopis.doc) zatím bez slučovacích polí. V této chvíli je nutné k dopisu připojit tabulku s daty dlužníků a vložit slučovací pole. Provede se to následujícím způsobem:

1. Zvolte příkaz Nástroje > Dopisy a korespondence > Průvodce hromadnou korespondencí.
2. V pravé části obrazovky se otevře podokno úloh Hromadná korespondence.
3. V první nabídce vyberte Dopisy. Klepněte na Další: Počáteční dokument.
4. V dalším kroku zvolte Použít aktuální dokument. Klepněte na Další: Vybrat příjemce.
5. Dále vyberete zdroj dat. V části Použít existující seznam klepněte na Procházet...
6. Otevře se dialogové okno Vybrat zdroj dat. V něm zvolte soubor s daty dlužníků: Adresy.doc.
7. Otevře se dialogové okno Příjemci hromadné korespondence. Klepněte na OK.
8. Klepněte na Další: Vytvořit dopis.

Výše popsaným způsobem byl k dopisu (Dopis.doc) připojen zdroj dat (Adresy.doc). Nyní můžeme přistoupit k vložení slučovacích polí do hlavního dokumentu hromadné korespondence (Dopis.doc). Provedeme to následovně:

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit slučovací pole (např. pole Jméno).
2. V podokně úloh klepněte na Další položky. Otevře se dialogové okno Vložit slučovací pole. Vyberte pole Jméno. Klepněte na Vložit.
3. Obdobně vložte slučovací pole Adresa a Město.
4. Klepněte na Zavřít.
5. Umístěte kurzor na místo kde se bude nacházet slučovací pole Dluh a výše uvedeným způsobem ho vložte.

Pokud chcete, aby byla slučovací pole "pod sebou", vložte na příslušná místa zalomení odstavce (klávesou Enter).

Dalším krokem je sloučení hlavního dokumentu (Dopis.doc) se zdrojem dat (Adresy.doc>). Sloučení se obvykle provádí buď na tiskárnu nebo do nového dokumentu. V našem případě bude po sloučení v tomto novém dokumentu za sebou pět dopisů pro všechny v tabulce uvedené dlužníky. Je rozumnější provést sloučení do nového dokumentu, výsledek si prohlédnout a poté vytisknout obvyklým způsobem. Sloučení lze provést např. následovně:

1. Na podokně úloh Hromadná korespondence klepněte na Další: Zobrazit náhled dopisů a v dalším kroku si můžete prohlédnout náhled dopisů.
2. Klepněte znovu na Další: Dokončit hromadnou korespondenci a pomocníka můžete zavřít.

Podívejme se na animaci

V případě, že budete chtít slučovat dopisy rovnou na tiskárnu, nezavírejte pomocníka a v posledním kroku vyberte Tisk.

Při slučování je možné nastavit řadu dalších parametrů, zde je však nebudeme zmiňovat. V příkladu uvedený způsob slučování však nemusí vždy vyhovovat. Předpokládejme, že budeme chtít obeslat pouze dlužníky, kteří nebydlí v Plzni. Bylo by samozřejmě možné z tabulky dlužníků vymazat údaje o plzeňských dlužnících a sloučení provést výše uvedeným způsobem s redukovanou tabulkou dlužníků. Rozumnější je však tabulku dlužníků ponechat v původním tvaru a použít tzv. dotaz. Sloučení s dotazem vytvoříme následujícím způsobem:

1. Předpokládejme, že je zobrazen hlavní dokument hromadné korespondence (Dopis.doc), ke kterému je připojen zdroj dat (Adresy.doc).
2. Otevřete si panel nástrojů Hromadná korespondence klepnutím na Nástroje > Dopisy a korespondence > Zobrazit panel nástrojů hromadná korespondence.
3. Na panelů nástrojů Hromadná korespondence klepněte na Příjemci hromadné korespondence.
4. Otevře se dialogové okno Příjemci hromadné korespondence. Klepněte k položce Jméno a vyberte položku Rozšířené.
5. Otevře se dialogové okno Definice dotazu.
6. V dialogovém okně Definice dotazu nastavte v části Pole: pomocí výběrového tlačítka hodnotu Město, v části Porovnání: operátor Není rovno a do části Porovnat s: napište Plzeň.
7. Klepněte na OK. Otevře se opět dialogové okno pomocníka.
8. V dialogovém okně pomocníka klepněte na Sloučit.
9. Další postup je shodný s předchozím postupem slučování bez dotazu.

V tomto případě budou výsledkem sloučení čtyři dopisy (všechny kromě dopisu pro Jiřího Kadlece z Plzně).

Nyní předpokládejme, že chceme obeslat dlužníky, kteří dluží více než 1 000 Kč. V tomto případě bude dotaz vypadat následovně - v dialogovém okně Definice dotazu nastavte v části Pole: pomocí výběrového tlačítka hodnotu Dluh, v části Porovnání: operátor Je větší než a do části Porovnat s: napište 1000.

Po sloučení budeme mít dopisy pro následující dlužníky: Jan Postupka, Jiří Kadlec, Gabriel Sova.

Lze vytvářet i složitější dotazy. Předpokládejme, že chceme obeslat dlužníky, kteří dluží více než 1 000 Kč a bydlí mimo Plzeň.

Podívejme se na animaci

Jde vlastně o dva dotazy spojené logickým operátorem a (v tom smyslu, že obě podmínky platí současně).

Po sloučení budeme mít dopisy pro následující dlužníky: Jan Postupka, Gabriel Sova. Pro vytváření složitějších podmínek lze používat kromě uvedeného logického operátoru a také operátor nebo (ve smyslu platnosti alespoň jedné ze dvou podmínek, které operátor spojuje). Příslušný operátor se nastaví v levé části dialogového okna Definice dotazu.

Kromě dotazů lze používat ještě řadu dalších nástrojů hromadné korespondence. Uvedeme příklad. Předpokládejme, že nyní budeme chtít obeslat všechny dlužníky. Do dopisů pro dlužníky, kteří dluží více než 1 000 Kč, budeme chtít doplnit text „Pokud dluh co nejdříve nesplatíte, podám na Vás žalobu“. Do dopisů pro zbylé dlužníky pak text „Pokud dluh co nejdříve nesplatíte, ukončím s Vámi spolupráci“. Toto lze realizovat pomocí pole Pokud…pak…jinak vloženého pomocí tlačítka Vložit pole z panelu nástrojů Hromadná korespondence. Postup bude následující:

1. V zobrazeném hlavním dokumentu hromadné korespondence (Dopis.doc) umístěte kurzor na místo, kam chcete vkládat uvedený text.
2. Klepněte na panelu nástrojů Hromadná korespondence na tlačítko Vložit pole.
3. V zobrazené nabídce zvolte Pokud…pak…jinak vyplňte příslušná pole v dialogovém okně Vložit pole Pokud: IF podle obrázku.
4. Klepněte na OK.
5. Další postup (vlastní sloučení) je shodný s předchozími případy.

Podívejme se na animaci