Složitější příklad

Pomocí hromadné korespondence budeme realizovat tvorbu osvědčení pro školení Pedagogického centra. K dispozici máme předlohu osvědčení (Osv.doc) a data jednotlivých účastníků (Adresar.doc).

Na osvědčení se vyskytují data dvojího druhu. Jednak jsou to data jednotlivých účastníků (Jméno, Rodné číslo, Škola), tato data budeme do osvědčení vkládat prostřednictvím slučovacích polí. Dále jsou to data, která jsou shodná pro jedno školení. Tyto položky (číslo osvědčení před lomítkem, datum konání, název kurzu, rozsah hodin, datum vydání osvědčení) vyplníme tím způsobem, že se pro jednotlivé položky zobrazí dialogové okno Wordu, do kterého se zadají potřebné údaje (bude realizováno pomocí pole Vyplnit vloženého prostřednictvím tlačítka Vložit pole z panelu nástrojů Hromadná korespondence). Číslo osvědčení za lomítkem bude u každého osvědčení jiné (číslováno 1, 2, atd.). Budeme chtít sloučit pouze položky ze zdroje dat účastníků, kteří mají titul Mgr.

Ukázka části dat jednotlivých účastníků školení (uvedeno v pořadí Jméno, Rodné číslo, Škola):

Mgr. Monika Škudrnová, 575630/0660, Dětský domov a středisko výchovné péče pro děti Mathauserova 117, Staňkov, okr. Domažlice

Mgr. Anna Klesová, 695807/2066, ZŠ Štěnovice, okr. Plzeň jih

Ing. Jiřina Bozděchová, 565616/1214, ZŠ, Plzeňská 51, Radnice

Dagmar Knoppová, 485603/084, SPŠS, Klatovská 109, Plzeň

Věra Firbachová, 492454/091, Komenského nám. 10, Stod

Mgr. Jaroslav Vodák, 665614/1899, ZŠ Družstevní 650, Blovice, okr. Plzeň jih

Podívejme se na animaci

Animace znázorňuje uložení tabulky s daty (zdroje dat) se jménem Adresar.doc na disketu.

V následujících odstavcích stručně popíšeme postup práce. Nejprve otevřeme dokument Osv.doc s předlohou osvědčení. Spustíme hromadnou korespondenci a určíme zdroj dat (Adresar.doc). Tento postup nebudeme popisovat, protože je shodný s postupem uvedeným ve studijním článku Jednoduchý příklad. Na místa, kde jsou v předloze data o jednotlivých účastnících (Jméno, Rodné číslo, Škola), vložíme stejnojmenná slučovací pole. Položky shodné pro jedno příslušné školení (číslo osvědčení před lomítkem, datum konání, název kurzu, rozsah hodin, datum vydání>) vložíme pomocí pole Vyplnit. Postup bude následující (předpokládáme, že v hlavním dokumentu hromadné korespondence (Osv.doc) jsou již vložena slučovací pole Jméno, Rodné číslo a Škola):

1. Umístíme kurzor na místo, kam bude vkládáno číslo osvědčení před lomítkem, a zvolíme na panelu nástrojů Hromadná korespondence příkaz Vložit pole > Vyplnit.
2. Otevře se dialogové okno Vložit pole Vyplnit. Jednotlivé položky vyplňte podle obrázku. Nezapomeňte zatrhnout položku Dotaz jen jednou.
3. Zobrazí se ukázka dialogového okna, které se bude zobrazovat při slučování, namísto nápovědného textu 474 pak zapíšete skutečné číslo osvědčení (to se vloží při slučování).

Pokud není panel nástrojů Hromadná korespondence zobrazen, lze jej zobrazit příkazem Zobrazit > Panely nástrojů > Hromadná korespondence.

Obdobně postupujte pro datum konání, název kurzu, rozsah hodin a datum vydání osvědčení.

Číslo osvědčení za lomítkem vložíme prostřednictvím pole Wordu Vyplnit:

1. Umístěte kurzor na místo, kam se bude vkládat číslo osvědčení za lomítkem.
2. Zvolte Vložit > Pole. Otevře se následující dialogové okno.
3. V části kategorie vyberte Číslování a v části Názvy polí pole AutoNum.
4. Klepněte na OK.

Podívejme se na animaci

Data těch účastníků, kteří mají titul Mgr., sloučíte pomocí pole Další záznam pokud…, které vložíme do hlavního dokumentu z panelu nástrojů Hromadná korespondence. V tomto případě je jedno, kde je v hlavním dokumentu umístěn kurzor, protože uvedené pole nevkládá žádný další text, ale pouze vybírá ke slučování určené záznamy.

1. Zvolte na panelu nástrojů Hromadná korespondence příkaz Vložit pole > Vynechat záznam pokud a v dialogovém okně nastavte podmínku „Jméno Není rovno Mgr.*“ viz obrázek (hvězdička je zde zástupný znak pro libovolnou posloupnost znaků).
2. Klepněte na OK.

Podívejme se na animaci